Quelles sont les obligations dans la gestion d’une association ?

Statut juridique permettant de faire des activités à but non lucratif, l’association est régie par la loi 1901. Mais son bon fonctionnement repose sur sa bonne gestion. Cette gestion concerne la comptabilité, les formalités administratives, la gouvernance… Pour vous qui avez un projet de créer une association, découvrez maintenant les différentes obligations dans sa gestion.

La gestion des membres

Afin de fonctionner, l’association doit avoir des membres. Selon l’association loi 1901, il faut 2 personnes au moins, mais idéalement, il en faut plus pour la bonne réalisation des activités. Parmi les membres, notons les membres fondateurs, les membres du bureau et les membres adhérents qui participent concrètement dans la réalisation des activités. Il peut aussi y avoir des membres bienfaiteurs et des membres d’honneur. Le conseil d’administration est facultatif, mais il est obligatoire pour les associations d’utilité publique ou les associations agréées ou encore les associations d’une certaine envergure avec beaucoup de membres adhérents. Pour ce qui est de gérer une association, c’est à la charge du bureau : le président pour représenter légalement l’organisme auprès des membres et des tiers, le secrétaire général pour s’occuper des tâches administratives et le trésorier pour se charger de la comptabilité et de la fiscalité. Les missions de chacun sont établies dans les statuts.

La gestion comptable

Certes, la loi du 1^er juillet 1901 n’indique aucune obligation de tenir une comptabilité, mais pour la transparence à l’égard des membres et des tiers ainsi que pour une meilleure gestion de l’association, c’est conseillé. Le trésorier a deux manières de tenir la comptabilité : la comptabilité simple pour l’enregistrement des dépenses et des recettes et la comptabilité d’engagement pour les dépenses et les recettes ainsi que les comptes annuels. Le choix revient à l’association, mais la comptabilité d’engagement est obligatoire pour les associations faisant un CA annuel supérieur à 3,1 millions d’euros, présentant un bilan annuel total de 1,5 million d’euros et employant plus de 50 employés. Donc, c’est pour les associations d’une grande envergure pour plus de transparence. Toutefois, les structures bénéficiant de dons, de legs ou de subventions de plus de 153.000 euros sont également concernées par la comptabilité d’engagement. Pour information, l’ouverture d’un compte bancaire dédié aux recettes et aux dépenses de l’association est facultative, mais c’est recommandé pour son bon fonctionnement et sa bonne gestion.

La gestion administrative

À part les procédures administratives à faire pendant la création d’une association, tout au long de sa vie, d’autres procédures sont à effectuer. Il y a avant tout les assemblées générales ordinaires ou extraordinaires pour la prise d’importantes décisions. L’AGO concerne les affaires courantes pour le renouvèlement des membres du bureau, pour l’approbation ou la désapprobation des comptes annuels suivant les objectifs fixés et pour le vote du budget de l’année suivante. La fréquence des AGO est inscrite dans les statuts, mais cela se passe souvent en fin d’année pour présenter le bilan de fin d’année et le budget prévisionnel. L’AGE est tenue en cas de situations importantes : changement de statuts ou de siège social ou encore dissolution de l’association. Après chaque AGE, il faut faire un procès-verbal. La gestion administrative touche également l’organisation des événements. Des démarches de déclarations auprès de la préfecture ou de la mairie sont à réaliser si l’événement se déroule dans un cadre public.

Les obligations juridiques

Ce sont les statuts qui régissent les obligations de l’association, car la loi de 1901 présente des lacunes. Donc, on organise les obligations par les statuts. Il est possible de compléter ces derniers par un règlement intérieur. Toutefois, s’il y a une divergence entre deux documents, les statuts priment. Ainsi, l’association est obligée de tenir des AGO en respectant la périodicité prévue par les statuts, de communiquer des documents envers les membres comme les statuts, les PV d’AG ou de réunions… et d’informer les membres pour tout ce qui concerne la gestion de l’association par souci de bonne gouvernance et de transparence. Elle doit également accorder aux membres le bénéfice des privilèges prévus par les statuts. Et encore, une structure associative est dans l’obligation de tenir un registre légal, un document indiquant les modifications éventuelles de sa vie (changement de statuts, de siège social…). En cas de non-respect de ces obligations, l’association encourt des sanctions lourdes pouvant aller jusqu’à sa dissolution.